Использование Method Composer при описании сложных и нестандартных процессов. Практика применения

Каждый, работающий в проекте знает, что читать весь объем проектной и регламентирующей документации сложно, так как ее ОЧЕНЬ много

В статье говорится о практическом методе преобразования кучи проектной документации в удобный сайт, где по полочкам разложены все регламенты и инструкции, где разрисованы процессы организации.

Важное преимущество Method Composer (MC) - это не то, что он генерирует сайт (давно уже не фокус), а то, что созданная метамодель (на основе которой генерируется сайт) представляет собой объект, который можно использовать при настройке инструментов автоматизации, то есть регламент, описанный в MC будет служить настройками для инструментов IBM Rational (не всех, но тем не менее – это первый шаг).

Новичков Александр, Шамрай Александр, ООО СМ-Консалт

«Мудр тот, кто знает не многое, а нужное…»

Эсхил

Сама статья опубликована на сайте IBM

Введение

Эффективная работа над проектами зависит от компетенций и навыков сотрудников его выполняющих. Но зачастую случается, что в организации присутствуют 1-2 человека, которые владеют процессом, причем каждый своей частью. Критичная для проекта информация не должна храниться «в единственном экземпляре». Богатый мир строительной аналогии подсказывает следующий пример: представьте, что чертежи и технологические карты на материалы и агрегаты хранятся в головах одного или двух инженеров строительной компании. Попробуем выиграть тендер на хороший подряд если хотя бы один из них заболел? Возможны (или существуют) разные представления этих экспертов по одним и тем же частям процесса, которые необходимо согласовывать за счет потери рабочего времени. Достаточно интересно выглядят споры о том «как должно быть», когда нет чёткого понимания ни у кого даже о том «как было» и «как есть сейчас». В данной статье описываются методы, которые помогут не только избегать подобных ситуаций, но и упорядочить проводимые работы в вашей организации.

Проблемы

На основании проектов, которые проводились нами при описании процессов для организаций, можно выделить ряд проблем, которые чаще всего обнаруживаются при их реализации:

1. Высокая зависимость от отдельных специалистов. Нередко оказывается, что с процессом или с его отдельными ответственными частями знакома только некоторым специалистам. Временное отсутствие такого сотрудника может негативно сказываться на проекте, т.к. зачастую быстро заменить такого специалиста невозможно и это обходится отвлечением от работы и обучением другого сотрудника, или при нехватке ресурсов работы по проекту могут вообще приостановиться;
2. При приеме новых сотрудников для ввода их в курс дел требуется много времени и ресурсы опытных специалистов. Ознакомление новых сотрудников с особенностями и принципами работы требует отвлечения существующих ресурсов от выполнения своей работы. И понятно, что когда у специалиста мало свободного времени, новый сотрудник будет «прожигать» свое рабочее время впустую или вынужден будет постоянно отвлекать специалистов от их основной работы;
3. При большой скорости обновления кадров существенно снижается эффективность труда экспертов. Большое количество времени тратится на постоянное обучение новых сотрудников, и опять же это время тратят ответственные исполнители, которые они могли бы использовать на проведение своих работ.

Выше сказанные проблемы встречаются во многих организациях. Зачастую исполнители не читают инструкций, планов, методик и всех прочих документов, так как считают это бесполезной тратой времени. Либо график работ настолько плотный, что просто не остается рабочего времени на чтение, а свободно тратить на «белиберду» никто не хочет. Руководство в попытках решить проблему, как правило, ограничивается только административными мерами (запугивание, обязаловка и т.д.), что есть не совсем правильно. Практический опыт показывает, что нужно комбинировать сразу несколько методов, посредством которых можно заставить специалистов прочитать документацию, причем сделать так, чтобы инициатива исходила от них самих.

Пути решения

Во-первых, необходимо определить и описать процессы. Да, это большие и трудоемкие работы и зачастую эти работы невозможно провести без соответственного «давления» руководящих лиц и привлечения внешних организаций для описания процессов. Но это необходимый шаг, описав один раз процесс – это даст следующие результаты:

• Появится документально описанное и поддающееся простому анализу описание последовательности работ;
• Все дальнейшие изменения в процесс могут быть легко применены и адаптированы.

Описываемые работы необходимо документировать ясным и понятным языком. Описание процессов должно быть понятным любому человеку, который имеет даже небольшие компетенции в используемых видах работ.

Во-вторых, необходимо разработать методики и инструкции по работе в проекте с автоматизированными средствами поддержки проектов. Документы должны содержать пошаговое описание всех выполняемых задач, иметь все необходимые шаблоны и описание результатов выполнения работ.

Все эти мероприятия необходимо обеспечить административным ресурсом. Это одно из самых необходимых требований для достижения результативности начатых работ по описанию процессов, которые должны обязательно сопровождаться актуальными отчетами для руководства.

При описании процессов необходимо организовывать независимый проект, выделить ресурсы на этот проект по реализации процессов и назначить ответственных как за внедрение технологии, так и за составление планов. В проекте также нужно определить выделенную роль, которая будет отвечать за актуальность плана. План же в определенный момент должен рассылаться участникам проекта и должно даваться время на прочтение. Если замечаний к указанному сроку нет, план считается прочтенным.

Сотрудникам должно выделяется определенное время в рамках их рабочего времени на чтение документации. То есть то, что нужно было делать впопыхах, можно сделать спокойно и в рабочее время. Для контроля успешности выполнения заданий полезно использовать опросные листы. Опросный лист можно составить в виде теста, который позволит проконтролировать по основным позициям знания документа и основных принципов в нем изложенных (обыкновенного теста на 1,5-2 страницы вполне достаточно).

Также не стоит забывать и о самих заинтересованных лицах – руководителях (отделов, департаментов, бюро и т.д.). Руководители на всех уровнях сами должны сами вместе с остальными изучать документы. Это будет иметь как практически положительный эффект – руководители будут сами лучше знакомы с процессами, так и психологический эффект – сотрудники компании будут охотнее вести работу, видя, что их руководитель выполняет то же самое.

Не стоит также забывать и об обучении. Можно организовывать небольшие собрания, участниками которого есть участники той части процесса, которая будет рассматриваться. В процессе этих собраний нужно не только раскрывать основные моменты, но и выявлять и уточнять спорные пункты в процессе.

Стоит также прибегнуть и к другим хитростям. Например, можно выделить из общего документа основные положения на 6-7 страниц. Основные положения позволят загруженным специалистам потратить меньше времени на понимание основных идей. Все графики, таблицы, описание процессов неплохо было б распечатать и повесить на видных местах, а в идеале над каждым рабочим местом, минимум – в столовой, в комнатах участников проектов, на дверях и т.д. Как правило, картинки, описывающие процесс быстрее понимаются, чем текст, а если они к тому же еще и часто встречаются, то процесс запоминания происходит быстрее. Современные средства позволяют записывать в видео файлы взаимодействия оператора с приложениями. Можно записать несколько обзорных видеороликов с голосовыми комментариями проводимых действий. Аудио и видео презентации, видео инструкции позволяют участникам быстрее «влиться» в процесс. В конце концов, аудио презентацию можно прослушать по дороге домой.

Получается, что если совместить административные меры с технологическими и психологическими подходами, то удастся добиться успеха. Наша практика показывает, что совмещение вышеприведенных мер позволит переломить даже явный саботаж со стороны специалистов в их нежелании читать документацию и следовать процессу.

Место Method Composer при описании процесса

Результат проекта по определению процессов обычно – это большой набор толстых документов. Количество страниц, которое может быть написано в процессе проекта, переваливает обычно за 1000 страниц, т.к. включает в себя не только последовательность выполнения каких-либо работ, но и руководства по использованию автоматизированных систем с пошаговым описанием действий в этих системах в различных ситуациях. И понятно, что такое количество документации переварить или выбрать оттуда то, что нужно в определенный момент сотруднику очень сложно. Обеспечить доступность и читаемость всей информации по процессам – это задача для Method Composer.

Method Composer – это инструмент, который позволяет описать процесс любой сложности, используя находящиеся в нем уже описанные процессы за основу или даже с нуля. Результатом конструирования процессов в Method Composer является Web-портал, который содержит в себе:

• ролевые инструкции – содержат описание навыков и компетенций, которыми должны обладать сотрудники при выполнении ролей. Описываются артефакты, за которые роль ответственна, и приводятся задачи, в которых роль принимает участие;
• последовательность выполнения задач – описывается процесс, состав его работ и задач. При описании задач также указываются основные и вспомогательные роли и необходимые для ее выполнения артефакты;
• дополнительные материалы – руководства, статьи, шаблоны документов и т.д.

Web-портал не только объединяет все вышеперечисленные описания, но и организует их в удобный для пользователя вид. Сотруднику компании не придется тратить много времени для поиска ролевых инструкций, которые соответствуют его должности или были ему временно делегированы.

Web-портал представляется собой структурированное дерево содержимого и области отображения с левой стороны, как изображено на рисунке ниже.

Рисунок 1 – Внешний вид Web-портала

Method Composer помогает упорядочить содержание Web-портала для того, чтоб обеспечить максимальную простоту в его использовании. Сотруднику достаточно использовать для навигации дерево содержания Web-портала и найти интересующую его роль, он получит доступ ко всем функциям, которые эта роль выполняет. Method Composer обеспечивает не только текстовое описание, но и также помогает сформировать графические изображения, как видно на рисунках ниже.

Рисунок 2 – Последовательность выполнения работ

Рисунок 3 – Описание работы

Стоить отметить еще одно достоинство использования Web-технологий перед документальными изданиями – это гиперссылки. Используя ссылки, пользователь может переместиться в любую часть процесса, задачи, руководства и вернуться обратно. Сотрудник может легко перейти в любую задачу, в которой он может найти ее описание, руководство по инструментарию и шаблоны документов, которые должны быть на выходе или входе задачи.

Задачи – это основной элемент процесса при его описании в Method Composer. Что необходимо помнить при описании задачи? Задача должна обязательно содержать описание ее предназначения. Предназначение должно содержать краткое описание целей задачи и может быть представлено с помощью выражений «Задача предназначена для …» или с помощью перечисления «Цели задачи:». Далее необходимо выполнить общее описание задачи. Описание задачи должно быть выполнено на уровне специалиста начального уровня, т.к. она должна быть понятна не только бывалым сотрудникам компании, но и только что прибывшим новичкам. При выполнении описания стоит также в содержание добавлять изображения, использовать перекрестные ссылки, стараться выделять ключевые моменты в отдельный пункт «Ключевые условия». Если задачи довольно емкая, то было б правильно разбить задачи на этапы или шаги.

Рисунок 4 – Описание задачи

При описании задач также необходимо формировать ссылки на руководства по использованию средств автоматизации, которые участвуют при выполнении этой задачи. Но не стоит ограничиваться только руководствами. Полезно размещать на Web-портале также ссылки на другие ресурсы, размещать статьи, шаблоны документов, а также любые наработки компании, которые могут быть полезны сотрудникам при выполнении работ.

Рисунок 5 – Вспомогательные материалы

Поддержка

Как говорилось выше, результатом проекта по описанию работ с помощью Method Composer есть корпоративный Web-ресурс, доступ к которому должен быть разрешен для всех сотрудников. Установив ссылку на Web-портал как страницей по умолчанию на каждом рабочем месте, можно повысить результативность проведенных работ по описанию процессов, обеспечив доставку этого описания каждому участнику процессов. Web-Пользователей ресурса можно разделить на две категории:

• новички – пользователи, которые недавно пришли работать в организации, возможно, перешли из другого отдела или временно выполняют несвойственные для их привычных ролей в процессе функции. Для новых пользователей ресурс есть основным источником знаний и первое время Web-портал должен выполнять функции «настольной книги», которая должна объяснять если не все, то большую и самую необходимую часть работающих процессов в организации;
• опытные пользователи – пользователи, которые уже давно работают в процессе и точно знают свои функции и задачи. Опытные пользователи конечно уже не нуждаются в частом доступе к Web-порталу, но и не стоит полностью отказываться от его использования. Web-ресурс содержит большое количество полезной дополнительной информации такие как шаблоны документов, руководства по использованию инструментария, статьи и т.д.

Также не стоит забывать об еще одной функции опытных пользователей. Каждый выполненный проект всегда анализируется после его окончания. Анализ необходим для выявления узких мест при его выполнении, поиска возможностей для повышения эффективности их выполнения. Процессы всегда должны анализироваться и улучшаться, т.к. невозможно с первого раза организовать эффективно работающий процесс. В данном случае опытных пользователей Web-ресурса можно также разбить на две группы. К первой группе можно относить руководителей проекта, отделом, департаментом и т.д. Руководители выполняют анализ общего процесса выполнения задач, их последовательность выполнения, поиск мест для улучшения результативности проектов, которыми они руководят. Также на изменение процесса могут повлиять изменения в технологии изготовления продукта, внедрение инновационных технологий и прочие факторы, которые могут инициировать удаление или формование задач процесса и должны быть одобрены руководящими органами. И вторая группа – это в основном сотрудники, которые играют роли исполнителей. Эта группа может повлиять уже на сам ход выполнения отдельной задачи, за которую они ответственны, на основании своего опыта работы или, возможно, при смене инструментария, который пользователь использует для выполнения своей задачи. Анализ выполняемых работ и инициация процедуры улучшения процесса – это еще одна важная функция опытных пользователей Web-ресурса.

Накопление и реализация запросов по улучшению процессов – это основные задачи, которые выполняются при поддержке. Если же обнаружение возможностей улучшения процессов в основном ложиться на самих пользователей Web-ресурса, то для реализации этих возможностей должны быть определены один или два сотрудника. И необязательно выделять для них только полномочия по сопровождению процессов, а лучше когда эти сотрудники и сами являются активными пользователями процессов, причем желательно как руководящей, так и исполнительной ролей. Т.е. желательно, чтоб сотрудники, сопровождающие ресурсы, сами могли являться источниками запросов по улучшению проводимых работ. Поддержка Web-портала также подразумевает актуализацию внесенных в него материалов. Любые изменения регламентирующих документов, руководств, справочников должны быть немедленно доставлены участникам процесса. Также не стоит забывать о публикации новых материалов, которые могут помочь в работе как новым, так и уже и бывалым сотрудникам. Это могут быть общие статьи или результаты наблюдений и работ внутренних сотрудников, обновления в использовании сторонних инструментов или изменения в организации работ с собственным продуктом и т.д.

Рисунок 6 – Редактор процессов Method Composer

Внесение модификаций в процесс сопровождается обязательным документированием этих изменений в уже существующей документации по процессу. И конечно все изменения должны быть сделаны как в официальной документации, так и на самом Web-портале. Поиск одних и тех же мест в документах и в ресурсах Web-портала – это кропотливая и длительная работа, которая может привести к неточностям и различиям в одних и тех же блоках документации и Web-страниц. Method Composer обеспечивает довольно простой и гибкий редактор процессов (см. Рисунок 6), в котором поиск необходимых пунктов для изменения не будет представлять больших усилий для разработчика процесса. Ведь перебор электронных документов и поиск в них необходимой страницы для изменения это более длительная процедура, чем переход по пунктам дерева, которые уже разбиты на стандартные шаблоны. Все внесенные изменения Method Composer позволяет публиковать тремя различными способами:

1. в виде HTML-страниц;
2. документа MS Word;
3. Книги Adobe Acrobat;

Т.е. Method Composer обеспечивает единое хранилище информации для всех материалов процессов и позволяет представить его пользователям в необходимом виде. Все вносимые изменения в это хранилище могут быть просто спроецированы с помощью операции публикации как на Web-портал, так и на документальное описание процесса.

Рисунок 7 – Описание задачи в MS Word

Заключение

Существует немало подводных камней в организации эффективной работы в компании. Большая зависимость от отдельных сотрудников, текучка кадров явно не добавляет положительных моментов. Расписать и документально оформить процессы, происходящие в компании – это поможет помочь решить эти проблемы. Использование Method Composer при документировании процессов позволит представить процесс в понятном виде для всех сотрудников, обеспечит возможностью простой адаптации каких-либо новых будущих изменений в процесс. Сформированный Web-портал позволит акцентировать внимание сотрудников на их ролевые ответственности, на задачи, которые они должны выполнять, избавив их при этом от необходимости изучать и перебирать большое количество документальных изданий. Кроме всего этого Method Composer позволяет организовать большую библиотеку лучших практик организации, которые будут всегда доступны в режиме онлайн.

Ресурсы

• RUP и другие методологии разработки ПО
• Путеводитель по разработке методов
• Соответствие IBM Rational Method Composer и IBM Rational Portfolio Manager закону Сарбейнса-Оксли
• Моделирование процессов разработки ПО и создание сайтов процессов с помощью Rational Method Composer

Новичков Александр - работает в области информационных технологий с 1994 года. Является руководителем отдела консалтинга и внедрения IBM Rational. Участвовал в более чем 20 успешных проектов внедрения IBM Rational в таких организациях как: Банк Внешней торговли, ОАО Татнефть, Национальный Банк ТРАСТ, Банк Русский Стандарт, Иркут Авиа, ЗАО АйТи, ЗАО Аплана, Сбербанк РФ, ЦБ РФ, Русский Алюминий и многих других. Имеет более 30 публикаций научно и научно-популярных материалов. Является сертифицированным специалистом по следующим продуктам IBM Rational: ClearCase for Windows, ClearQuest for Windows и UCM Essentials. За время работы в консалтинге обучено более 500 специалистов ведущих IT-компаний России и СНГ. Является руководителем отдела внедрения и консалтинга в компании СМ-Консалт (www.cmcons.com). Связаться с ним можно по адресу a.novichkov@cmcons.com

Связанные записи

• Человеческий фактор во внедрении процессов и инструментов или где лучше приживаются инструменты? (11)
• Семинар 10 сентября в Санкт-Петербурге (0)
• Программное обеспечение IBM Rational. Методология и инструментальные средства разработки программных систем (0)
• Описание дисциплины «Управление конфигурацией и изменениями». Часть 1: Концепции и Роли (0)
• Зачем нам нужен план управления конфигурациями? Основные понятия и концепции документа (полная версия) (0)